Huisartsen Eemland is een organisatie die in 2017 opgericht is door bijna alle 160 huisartsen in de regio Eemland. De huisartsen hebben hun krachten gebundeld met als doel een continu aanbod van kwalitatief hoogstaande huisartsgeneeskundige zorg te kunnen blijven bieden in de regio. De organisatie Huisartsen Eemland ondersteunt de huisartsen bij hun dagelijkse praktijk, bij de samenwerking in de nulde, eerste en tweede lijn en ontwikkelt zorgprogramma’s en nascholingen. Dit alles onder het motto: Samen Sterker

Bj de organisatie loopt een groot aantal projecten, zowel in de wijken als organisatie breed. Om de slagingskans van de projecten te vergroten is het van belang inzicht te hebben in de projectportfolio en de onderliggende projecten goed te beheersen, zonder hier een grote administratieve rompslomp van te maken. Deze praktijkcase gaat in op de geselecteerde methodiek, de implementatie aanpak die is gevolgd en staat bol van praktische tips, valkuilen en voorbeelden. Centraal staat hierin de aandacht die nodig is voor het feit dat projectmanagement iets is wat veel mensen erbij doen; het moet dus niet te veel en te groot worden en vooral pragmatisch zijn. De gekozen ondersteunende tools en systemen spelen daarbij een belangrijke rol.

Het speelveld van Amphia verandert snel. Dit vraagt om steeds meer projecten. Er lopen er nu velen waarvan sommigen met een grote impact op de organisatie. Hiermee is goed projectmanagement van cruciaal belang geworden voor de toekomst van het ziekenhuis. Daarmee beheersen we projecten zoveel als mogelijk. We kunnen echter niet alles in methodes vangen. Improviseren is vaak nodig. De ervaringen uit dat improviseren kunnen we wel documenteren en verspreiden. In Amphia zijn we daartoe gestart met een centraal lessenregister. Daarmee dragen we bij aan het streven naar een lerende organisatie, waarin we continu verbeteren en veranderen. In deze praktijkcase delen we onze ervaringen met dit lessenregister en zijn we benieuwd naar soortgelijke ervaringen in andere organisaties.

Het projectcanvas is een veelgebruikt hulpmiddel om een project op te starten. Daarbij staat in de boeken dat het gebruikt kan worden als praatplaat, als hulpmiddel om het project (of programma) scherp te maken, te visualiseren en afstemming te vinden over de inhoud en kaders van de opdracht.
Toch wordt het in de praktijk ook wel gebruikt als drukmiddel: Vul maar een canvas in, dan kan je project starten. Of andersom: er is een canvas en dùs is het project er. Dat roept de vraag op: hoe gebruik je het canvas in de praktijk als praatplaat? In deze workshop ligt Sirkka Wilbrink, ontwikkelaar bij Koraal, toe hoe dit bij Koraal ingezet wordt. Dat doet ze vanuit drie invalshoeken: Hoe maak je een organisatie-eigen canvas? Hoe vul je het canvas samen met opdrachtgever en project team in? En, hoe kun je het canvas gebruiken om gedurende je project de opdracht scherp te houden.

In deze sessie wordt aan de hand van het Langer Vitaal thuis Programma de deelnemer meegenomen in de wijze waarop een goed idee groeit naar een project en wordt geborgd in de praktijk. De verbindende rol van de projectleider staat centraal en de wijze waarop eigenaarschap tot stand gebracht kan worden. Waarbij de koppeling wordt gemaakt naar het proces rondom het betrekken van diverse stakeholders zoals de buurt, brancheorganisaties, financieringsbronnen, onderwijs en onderzoek.

Gedrag in de corona-crisis is in de literatuur vergeleken met wat in de trauma-theorie ‘de honeymoon-fase’ wordt genoemd. Net na de (aangekondigde dreiging van een) schokkende gebeurtenis trekken mensen naar elkaar toe en is er een sterk gevoel van saamhorigheid. Heel simpel, omdat de behoefte aan veiligheid toeneemt en omdat je in groepen van oudsher nu eenmaal veiliger bent. In deze corona-crisis hebben we dat in de zorgcontext ook zien gebeuren.
Mensen hebben, in het algemeen, meer voor elkaar over en zetten samen de schouders eronder.
Mede daardoor ontdekten veel zorgorganisaties wat ze aan potentieel in huis hadden. Er bleek veel meer daadkracht, veranderkracht, communicatiekracht en veerkracht in huis te zijn dan men ooit vermoedde. De crisis heeft een helaas ook een stagnatie veroorzaakt van projecten op de werkvloer(lees verpleegafdelingen in een ziekenhuis).

Het had nu even geen prioriteit.

Vandaag gaan we in gesprek met een senior verpleegkundige van een kort verblijf afdeling in een academisch centrum.

Zij heeft na de crisis een project opgepakt om collega’s te professionaliseren zodat ze de competenties hebben om projecten die zijn blijven liggen door tijdgebrek op te pakken.
Hoe is het nu met de tijd voor projecten en de prioritering. Waar loop je als (senior)verpleegkundige tegenaan als je projecten in de zorg leidt, welke ondersteuning heb je nodig en hoe prioriteer je? Nu er wel meer tijd is??

Het interview heeft een interactief karakter. Vragen uit de zaal staat heel erg vrij!

Lean en projecten wat hebben ze met elkaar gemeen en waar verschillen ze van elkaar? In deze sessie neemt Fetze van Dijk jullie mee in het onderwerp Lean of Continu Verbeteren. Door toepassingen uit de lean filosofie te laten zien en met elkaar te bespreken wordt inzicht gegeven in de overeenkomsten en verschillen tussen projectmanagement in de zorg en Lean in de zorg. Kata, katacoaching en Obeya zijn een aantal termen die voorbij zullen komen en een aantal voorbeelden over toepassingen. Ook zal aandacht worden gegeven aan de lean cultuur en waar het ooit is begonnen of is vervolmaakt?

In de afgelopen 2 jaar werkte ik, Sophie Rijpkema, in de rol van projectleider aan de totstandbrenging van het nationale consortium ‘DUTCH’ en hielp ik bij het opzetten van project ‘schouder aan schouder’ (SAS).
Allebei deze projecten spelen in op een actueel, urgent en veelbesproken maatschappelijk vraagstuk: hoe houden we de zorg houdbaar en toegankelijk? Anders werken, opleiden en ontwikkelen en het inzetten van robotica en technologie is noodzakelijk om ook in de toekomst hoogwaardige zorg te kunnen blijven verlenen. De inzet van deze nieuwe werkwijzen en opleidingsmethodes en de inzet van nieuwe technologie vraagt om een “paradigmashift” en het vinden van draagvlak voor daadwerkelijke verandering en implementatie. Hoe geef je zo’n paradigmashift vorm: wat vraagt dit van een projectaanpak en wat zijn valkuilen? Tijdens mijn talk geef ik op basis van mijn projectervaring en op basis van theorieren vanuit “implementation science” inzicht hoe dit voor DUTCH en SAS gedaan is, en reflecteer ik op succesfactoren en barrières in het proces. Starten met het probleem, vroeg communiceren en de media opzoeken, de zorgprofessional in the lead, het gebruik maken van weerstand en het monitoren van (tussentijdse) resultaten staan hierbij centraal.

One of the most difficult skills for a PM to master is facilitating a workshop to break down project deliverables. I would like to give an example of facilitation during this session. What will you learn?
– Example of how a PM should facilitate this workshop
– Questions to extract information from selected stakeholders
– How to describe deliverables (name format)
– Example of online application to use
– Three rules to keep in mind for the facilitator

Aan de start van een project gaan we hard en enthousiast aan de slag met de inhoud. Al snel wordt het duidelijk hoe moeilijk het is om deze energie vast te houden en resultaat te (blijven) behalen.
Samenwerken is het meest complex en toch ook vaak makkelijk te beïnvloeden. Wij geloven dat samenwerking het halve werk is. Doe je dat goed, dan volgt het resultaat. Wij geven jou als opdrachtgever, projectleider en projectlid tips en handvatten over het leiden en doen van effectieve projecten. Hierdoor is de kans van slagen en het borgen van de inhoud niet alleen groter ook is er aandacht voor de mens en het plezier met elkaar.

Meer eigen regie voor de patiënt en ontwikkeling van meer gezondheidsvaardigheden zijn de ambities die het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) met het thuismonitoringscentrum nastreeft. Dit levert uiteindelijk minder opnames en polikliniekbezoeken op en zo efficiënt mogelijke netwerkzorg. Twee jaar na de start zijn er zo’n twintig thuiszorgprogramma’s voor dertien specialismen.
Deze ontwikkeling ontstond door een andere cultuur. Een cultuur van “visie” en “vertrouwen” een visie om behoefte van patiënten in de regio echt leidend te maken boven de individuele belangen van de organisaties in de regio. En vertrouwen in mensen om de zorg hieromheen in te richten op een moderne en warme manier. MAGIE aldus Daan Dohmen.
Marco van Geffen, programmamanager, zal jullie meenemen in de ontwikkeling van thuismonitoring in het JBZ gedreven vanuit visie.

In deze sessie neemt de Hartekamp Groep je mee in de uitdagingen die er spelen in de gehandicaptenzorg en wat dat betekent voor projectmanagement. Caroline van Staaveren (projectleider) en Marcel van der Meulen (programmamanager) zullen je aan de hand van een overall situatieschets en concrete voorbeelden uit de praktijk inzicht geven hoe de Hartekamp Groep haar strategie omzet in projecten, programma’s en resultaten. Welke filosofie achter de veranderingsstrategie zit en wat dit betekent voor de inrichting van de veranderorganisatie. Hoe continu verbeteren is geconcretiseerd in combinatie met zelforganisatie. Waar tegelijkertijd behoefte is aan autonomie en een bepaalde mate van sturing. Ook komt aan bod hoe het DNA van de organisatie tot uiting komt in de manier van werken met cliënten, en in de samenwerking en realisatie van projecten. Ze gaan daarbij in gesprek over de uitdagingen die zij ervaren en wat dat betekent voor projectmanagement in een organisatie.

Jeugdzorgregio Flevoland staat al jaren voor de opgave om meer dan duizend uithuisgeplaatste kinderen een veiligere basis te bieden. Daar dreigen jaarlijks zo’n 250 uithuisplaatsingen bij te komen als dit niet radicaal anders wordt georganiseerd. Maar met ‘Flevoland’ praat je over 6 gemeenten met eigen werkprocessen, uiteenlopende zorgaanbieders, gecertificeerde instellingen en expertisecentra voor jeugd- en gezinsbescherming en tientallen zorg-onderaannemers. Hoe creëer je dan overeenstemming in waardevol beleid, daadkrachtig bestuur en vooral concrete acties? Antwoord: door de juiste focus, regie en handelingsvrijheid te bundelen in één multidisciplinair Versnellingsteam. Met een aanpak die sterk leunt op de principes van agile werken (kortcyclisch, empirisch en waardegericht) en sterk gericht op het lerend effect op zorgbeleid, -bestuur en -projectmanagement

In theorie is er geen verschil tussen theorie en praktijk, in de praktijk wel. De theorie is prachtig, goed doordacht en onderbouwd, maar in de praktijk zit het net even anders. Zo kennen we allemaal de theorie van projectmanagement, maar in de praktijk van ons ziekenhuis gaan we daar net even anders mee om. Iedereen wil projecten die impact hebben en resultaten boeken, maar niemand wil de bijbehorende projectverantwoordelijkheid. Wel in de Stuurgroep, wel in de Klankbordgroep, maar niet zelf “op de barricade”. Tips om dat te doorbreken worden u aangeboden “vanuit de praktijk”.

Het project OnsCVO is opgezet om het bestaande ECD (elektronisch cliënten dossier) te vervangen. Dat klinkt makkelijker dat het in de praktijk was.
Samen met de “instrumentele” ECD-verandering en alle technische complexiteit is ook meteen veel meer standaardisatie en harmonisatie in het primaire (zorg) proces geïntroduceerd. Dit project is een typisch voorbeeld van technology push. Daarnaast is dit project gestart tijdens corona-piek in 2021, ofwel tijdens de lockdowns, het thuiswerken en de enorme druk op de operatie. Je zou kunnen stellen: als er al überhaupt een goed moment is voor een dergelijke verandering, dan was het nu in ieder geval verre van ideaal.
Om de organisatie mee te kunnen nemen, beïnvloeden, motiveren en informeren is er een apart team’ Verandercommunicatie’ opgezet in de projectorganisatie.
Wat hebben we daarmee bereikt en ervan geleerd? Hieronder wat bouwstenen van het verhaal:
• Organiseren
o De keuze voor het werken met een apart team Verandercommunicatie, wat was de overweging. De samenstelling van het team, welke disciplines zijn samengebracht en de zogenaamde Krachtenveld-analyse als belangrijke bouwsteen voor de aanpak.
• Interventies (voorbeelden worden getoond).
o Het journaal, het implementatiepakket met taart en kalender, een begeleiderspanel en videomateriaal.
• Ingewikkeldheden
o Onbereikbare doelgroep en het overstemmen van alle andere boodschappen
• Reflectie
o Wat geleerd, wat werkt en wat minder
• Tot slot
o De plenaire afrondende bijeenkomst van het project: het effect.

Tijdens deze sessie nemen we je mee in de morsige werkelijkheid van de implementatie van strategisch projectportfoliomanagement in het ziekenhuis. De goede dingen goed doen. Wie wil dat nu niet? Om een strategische agenda tot leven te brengen is executiekracht en focus noodzakelijk. We delen onze kennis en ervaring in dit traject binnen MST. Van het creëren van draagvlak, het ontwerpen van een conceptueel model en een implementatieplan tot de weerbarstige praktijk van werkelijke uitvoering. Waar staat MST nu, wat zijn onze geleerde lessen, onze ontwikkelopgaven en wat kunnen we leren van anderen?