De hoge ambities en digitale strategie van Martini Ziekenhuis leggen extra druk op de ICT discipline. Hoe gaan we zorgen dat we de capaciteit van onze ICT specialisten en de mensen uit zorg en staf aan de juiste veranderinitiatieven laten werken en dat die dingen ook worden afgemaakt en deel uitmaken van onze organisatie, zijn triggers om te starten met Project Portfolio Management (PPM). Welke keuzes maken we daarvoor op verschillende niveaus in onze organisatie? En hoe projecten eenvoudig te volgen van start tot oplevering? Hoe neem je iedereen mee in de aangescherpte rolverdeling en een nieuwe cultuur van feedback geven?

In de theorie is een programma een verzameling van projecten die allen bijdragen aan die grotere doelstelling. In de praktijk zie ik dat heel anders. Met alleen sturing op de projecten met hun scope, doelstellingen en planning gaat het bij ons niet vliegen. Te vaak haalt de werkelijkheid de plannen in. Hoe vaak hoor jij een van de volgende opmerkingen:  “Ik wil heel graag meedenken over dit onderwerp!” “Je moet de werkvloer absoluut betrekken in dit project!” Maar als het puntje bij paaltje komt is de opkomst bij een workshop of projectgroep heel erg laag. Of ben jij als projectleider de enige die met actiepunten de deur uit gaat. Herken je dit?

In deze sessie wil ik samen met jullie ontdekken in hoeverre we het project- en programma management beter kunnen vervangen door verandermanagement. Moeten we iedere verandering wel als project aanvliegen? Hoe kunnen we inspireren, verleiden en beïnvloeden zonder dat men de druk van een project voelt?

Data gedreven werken, waardegedreven zorg, integrale capaciteit management en sturen op inzicht. Al deze voorbeelden hebben één ding gemeen: data!
Hoe zorg je voor betrokkenheid van de organisatie, de juiste stakeholders en een duidelijke projectgovernance. Ik neem je graag mee in mijn ervaringen met data-projecten uit de praktijk van meerdere grote (en kleine) ziekenhuizen. Vragen als; Wat is de rol van (data)architectuur? Is het nodig rollen van buitenaf te betrekken of kunnen we dit zelf als organisatie? En welke competenties hebben we dan nodig? Wat betekend data science, machine learning en artificial intelligence voor mijn organisatie? Hoe om te gaan met de snel veranderende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en security?
Ik geef je dè praktische tips waar je morgen mee kunt beginnen en behoed je voor de valkuilen om te komen tot een data gedreven organisatie.

Aan de hand van leerzame voorbeelden uit een recent onderzoek binnen de JeugdzorgPlus voeren wij in deze interactieve workshop samen met jou een professionele dialoog over het thema stakeholdermanagement. Wie zijn de stakeholders? Welk belang hebben zij bij jouw project en welke invloed kunnen zij daarop uitoefenen? Hoe behoudt je draagvlak, vooral in situaties waarin belangen uit elkaar lopen of zelfs recht tegenover elkaar komen te staan? Hoe behoudt je in een dergelijke situatie je professionele autonomie? Aan het einde van deze sessie heb je ervaringen en kennis uitgewisseld en beter inzicht verkregen in hoe je met divergerende belangen van stakeholders om kan gaan, zonder de doelen van je eigen opdracht uit het oog te verliezen.

Het landelijk beleid ouderen langer zelfstandig vraagt om nieuwe oplossingen op het gebied van wonen en zorg. Passende woonvormen, zorg en ondersteuning. In veel regio’s wordt er in uiteenlopende samenwerkingsprojecten hard gewerkt aan de uitvoering hiervan. De vraagstukken zijn organisatie- en domein overstijgend. Hoe harmoniseer je belangen rondom een samenwerking met een gezamenlijke verantwoordelijkheid?
In deze sessie wordt aan de hand van een praktijkcasus en theorie over samenwerkingskunde inzicht gecreëerd in de betekenis en functie van harmonie rondom samenwerken binnen wonen en zorg. Deelnemers kunnen op interactieve wijze aan de hand van de casuïstiek reflecteren op hun eigen praktijksituatie. Ook krijgen ze concrete tools en handvatten mee voor in de eigen praktijk.

Vanaf 2019 is de Zorggroep begonnen om a.d.h.v. haar nieuwe strategie de grootste koerswijziging in haar bestaan te bewerkstelligen. Positieve gezondheid, vitale leefgemeenschappen, “operational excelence” en veel aandacht voor haar personeel zijn kernwoorden van deze strategie.

Ook voor de ondersteunende diensten betekent dit een grote uitdaging: professionaliseren, flexibiliseren en daarnaast nog meer resultaatgericht werken en dienstbaar leiderschap.

Om de veranderopdracht professioneler in te vullen is de Zorggroep in 2019 begonnen met een nieuwe afdeling PMO (“Projectmanagement Ondersteuning”). Thijs Baeten, Manager PMO en Linda op den Drink, Portfolio-ondersteuner, nemen jullie mee in de reis die ze de afgelopen jaren hebben gemaakt om te komen tot een professioneel PMO. Als Limburgers zijn ze opgegroeid in de tijd dat elk dorp nog haar eigen Harmonie of Fanfare had. Harmonie zit hun dus in de genen. Maar net zoals een dorpsharmonie moet je harmonie in projecten organiseren.

Op basis van 4 pijlers (mensen – processen – tooling – governance) zullen Thijs en Linda vertellen hoe ze het PMO hebben ontwikkeld. Er zal met name aandacht zijn voor hoe ze de verbinding tussen projectleiders onderling hebben georganiseerd, waardoor kennis overdracht en leren van elkaar structureel is geborgd en waarom er veel aandacht is voor persoonlijk (project)leiderschap. Daarnaast is in de presentatie aandacht voor de wijze waarop de governance is geregeld en de uitdagingen die er nog zijn om het PMO op een hoger niveau te tillen.

Landelijk waren per direct duizenden extra handen voor de zorg nodig toen corona zich aandiende. In allerijl werd een projectteam opgericht. De crisisorganisatie Extra handen voor de zorg is ontstaan vanuit een samenwerking van diverse partijen en had als doel om mensen die wilden helpen in de zorg te koppelen aan zorgorganisaties die hulp nodig hadden. Normaal gesproken bereid je een project van deze omvang uitgebreid voor. Maar het was crisis. Dus nu sprongen we in het diepe en we leerden terwijl nieuwe golven zich aandienden. We moesten voortdurend meebewegen, verwachtingen managen en loslaten. Dit kon alleen door verantwoordelijkheden écht bij het projectteam neer te leggen, zodat zij eigenaarschap konden tonen. En dit leverde een resultaat op dat we vooraf niet hadden kunnen verwachten; 6300 extra mensen die hielpen in de zorg.

Koplopers in de Zorg heeft de afgelopen jaren meer dan 100 cases van innovatieprojecten verzameld en  geanalyseerd. Ieder voor zich bieden ze een interessant doorkijkje in de wereld van sociale innovatie, waarbij alle stakeholders op een lijn krijgen van groot belang is. Onze casebeschrijvingen kennen hierbij telkens de volgende opbouw:

• Why: wat was de achterliggende reden voor de organisatieverandering/innovatie?
• What: wat wilde men er mee bereiken?
• How: hoe wilde men dit bereiken?
• Ervaringen: welke ervaringen heeft men met de verandering en het proces van de weg er naar toe?
• Reflectie: in wat voor bredere context kan men dit zien en wat leren we er van?

Dit geeft de ideaaltypische opbouw weer die een project van interne consistentie voorziet en die stakeholders op een lijn brengt, in theorie althans. In deze parallelsessie behandelen we 3 van onze cases. Vervolgens kunnen de aanwezigen hun eigen ervaringen kwijt in kleine groepjes, gevolgd door een kort terugrapportage met leerpunten.

Hoe houd je als projectmanager een balans tussen harmonie en harde sturing om de planning te halen? Als projectmanager in de zorg werk je vaak samen met collegae met wie je een langetermijnrelatie hebt. Aan het einde van het project, blijven jullie immers collegae. Dat maakt samenwerking in harmonie belangrijk. En soms bemoeilijkt dat de manier waarop je je team kunt aansturen: de vuist op tafel, de harde escalaties en een afspraak-is-afspraakmentaliteit schaden soms die langetermijnrelatie. Deze workshop gaat in op de manieren waarop je hard kunt sturen mét behoud van collegialiteit.

Ruim vijf jaar geleden wilden vijf organisaties ‘iets met technologie in de zorg’ en ze wilden dat samendoen. Maar hoe? En hoe zorg je dat iedereen zich verantwoordelijk voelt? Inmiddels is de TZA actief in 6 regio’s en doorgegroeid naar 6 coöperatieve verenigingen met een eigen bestuur en zo’n 150 aangesloten zorginstellingen, gemeenten en onderwijsinstellingen.

In deze interactieve workshop neemt Eric Wolkotte je mee in het concept van de TZA, verteld hij over de geschiedenis en hoe de TZA is doorgegroeid naar verschillende coöperatieve verenigingen en hoe zo’n coöperatieve vereniging eruit ziet en werkt.

Daarnaast is er natuurlijk veel ruimte om vragen te stellen en van elkaar te leren.

Ziekenhuisgroep Twente (ZGT), Medisch Spectrum Twente (MST) en Trivium Meulenbelt Zorg (TMZ) hebben in 2020 de intentie uitgesproken een Punt voor Parkinson (PvP) Twente op te willen richten, met als doel het verbeteren van de (keten)zorg voor mensen met de ziekte van Parkinson. Er zijn reeds positieve ervaringen met deze organisatievorm PvP in Groningen en Leeuwarden.

Als projectleider ben ik vanaf het eerste moment betrokken. Het is een complex traject met drie zorginstellingen (twee ziekenhuizen en een VVT instelling). Besluitvorming verloopt overal anders, er is sprake van verschillende belangen en de complexiteit in dit project wordt vergroot door de coöperatie waar bij aangesloten moet worden.

In deze sessie neem ik jullie mee in het hele traject, van idee tot implementatie. Ik zal jullie meenemen in de succes- en slaagfactoren, de do’s en don’ts en wat ik heb gedaan in het creëren van harmonie in dit regionale project.

Teveel projecten in de zorg komen niet van de grond, lopen gierend uit qua tijd, kosten veel meer dan van te voren was berekend, leveren niet op wat de bedoeling was en gaan gepaard met te veel gezucht, gesteun en frustraties. Projectmanagement in de zorg zou echter toonaangevend moeten zijn, net als onze zorg dat is. In deze workshop schets John de problemen én biedt hij vooral concrete handvatten om projectmanagement bij zorgorganisaties te verbeteren. Kom naar deze workshop als het jou ook aan het hart gaat dat projectmanagement in jouw zorgorganisatie niet piekfijn geregeld is.

Stakeholder management gaat vaak over de macht en de invloed die stakeholders kunnen hebben op een project, en hoe je die als projectleider moet managen. Maar – passend in het thema “in goede harmonie” – we moeten juist op zoek gaan naar een harmoniemodel in plaats van een conflictmodel. We moeten stakeholders niet tevreden willen houden, of over het hoogst noodzakelijke informeren, maar juist betrekken en betrokken houden. Om projecten succesvol te maken, gaat het in essentie om co-creatie en participatie. “Teams waar je bij wilt horen”, dat bepaalt in belangrijke mate het succes. Juist in de zorg zijn projecten vaak multidisciplinaire samenwerkingsverbanden, waarin zorgprofessionals, procesmanagers en ICT-specialisten nauw met elkaar samenwerken.
Stakeholder Engagement Plotting geeft inzicht en overzicht, en helpt bij het samenstellen van het ideale team. Om stakeholders te betrekken en betrokken te houden. En om daarmee de kans op projectsucces aanzienlijk te vergroten.

Nu het einde van de coronapandemie in zicht begint te komen, is het goed om daadwerkelijk stil te staan bij de organisatie van de zorg en hoe deze klaar te maken voor de komende decaden. Daarin spelen hele grote, maar vooral ook veel kleine uitdagingen een belangrijke rol. En juist een focus op deze laatsten kunnen van doorslaggevend belang zijn. De beste zorg voor de patiënt, is mijn drijfveer gedurende mijn carrière. Of dat nu is vanuit onderzoek, onderwijs of patiëntenzorg. Overkoepelend daarbij is het feit dat steeds weer kleine projecten leiden tot kleine verbeteringen in de zorg voor de patiënt, op individueel niveau of juist voor het collectief. In deze presentatie, wil ik enkele projecten bespreken waar ik bij betrokken ben geweest, vanuit het academisch ziekenhuis en vanuit mijn eigen onderneming. Daarbij komen stakeholder management, beslissingsbevoegdheid en het “not invented by us” syndroom aan bod.

Drie VVT-organisaties in Twente ontwikkelen, in samenwerking met elkaar en andere partijen, een regionaal zorg- en behandel aanbod voor mensen met dementie en zeer ernstig probleemgedrag.
Dit ontwikkelt zich tegen de achtergrond van landelijke ontwikkelingen rondom expertisecentra langdurige zorg. Onder regie van VWS wordt voor 10 Laag-Volume-Hoog-Complexe (LVHC) doelgroepen, de zorg gecentraliseerd, om zo de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid voor deze complexe doelgroepen te borgen. Dementie en Zeer Ernstig Probleemgedrag (D-ZEP) is één van de LVHC doelgroepen.
Francisca Rink en Rianne Elderhuis zijn beide betrokken (geweest) bij dit project. Rianne vanuit een externe, onafhankelijke positie. Francisca als intern projectleider bij TMZ. Rianne geeft een schets van de start van het project en de kritische momenten ervan. Dit in samenspel met het brede palet aan externe stakeholders. Francisca geeft een schets van het stakeholdersmanagement vanuit haar positie als intern projectleider. De complexiteit va samenwerken binnen diverse werkgroepen en met projectleiders van andere organisaties en de lering die zij hieruit heeft getrokken. We delen graag onze ervaringen met harmonieus samenwerken binnen een omvangrijk, regionaal project.